Pour de nombreuses entreprises, un contrat n’est qu’un élément à signer, à classer et à laisser de côté jusqu’à ce qu’un incident en fasse resurgir l’importance. Cela est pourtant alors un véritable défi de retrouver le bon document nécessaire pour comprendre ses obligations. La pandémie de COVID-19 en est l’exemple type. Alors que le virus continue de sévir et que les restrictions ne cessent de changer, les entreprises ayant des opérations mondiales doivent connaître leurs partenaires contractuels et les conditions associés à leur collaboration. Si les contrats sont la source unique de vérité pour ces informations, de nombreuses entreprises ne disposent pas encore de système d’enregistrement fiable pour analyser ces documents.
Qu’en est-il pour celles ayant digitalisé leurs processus contractuels et déployé une plateforme de gestion des contrats à l’échelle de l’entreprise en utilisant des technologies d’Intelligence artificielle (IA) ?
Cinq questions liées aux contrats auxquelles l’IA peut répondre
Grâce à l’IA, les contrats numérisés peuvent être analysés, non seulement au cas par cas, mais aussi à une grande échelle. Cela aide à identifier rapidement les risques et à fournir une vue d’ensemble sur les relations contractuelles, non disponibles avec une procédure manuelle. Grâce aux caractéristiques uniques de l’IA, les requêtes exécutées sur les contrats n’ont pas besoin d’être standardisées au sein du système, mais peuvent répondre à des questions complexes spécifiques à l’entreprise et à la situation.
Alors que chacun cherche des solutions pour assurer la continuité des activités en ces temps de crise, voici cinq exemples de questions liées aux contrats que l’IA peut éclairer :
- Quels contrats contiennent des clauses de force majeure et/ou impactant la continuité des activités, et celles-ci contiennent-elles des termes relatifs à la crise sanitaire et/ou aux confinements ?
- Les contrats de services aux clients permettent-ils aux employés de fournir ces derniers à distance depuis leur domicile en cas de télétravail ?
- Quels contrats exigent que les employés se trouvent dans un lieu géographique spécifique pour travailler (par exemple, en raison du traitement de données sensibles) ?
- Quels fournisseurs sont dans les zones géographiques les plus touchées et vers quelles entreprises se tourner si besoin ?
- Pouvons-nous reporter notre participation aux évènements prévus sans pénalités financières ?
Dans la plupart des cas, ces informations incluses dans les contrats sont extrêmement précieuses, il est alors nécessaire pour les entreprises de disposer d’un suivi des contrats “en permanence”. En effet, contrairement à la croyance mentionnée ci-dessus, les contrats ne sont pas seulement utiles lorsque les choses vont mal.
Les bénéfices d’un suivi de contrats automatisé
Aujourd’hui, le suivi des informations contractuelles est indispensable, comme en témoignent les meilleures pratiques et avis juridiques partagés par de nombreux cabinets d’avocats se concentrant sur l’importance du langage contractuel en temps de COVID-19. Et c’est là que naît le fossé entre la théorie et la pratique.
Pour ceux examinant manuellement leurs contrats, ces conseils ne seront pas applicables, car non avantageux. En effet, si les employés passent en revue manuellement les contrats stockés sur des lecteurs partagés ou des réseaux disparates/non connectés, la procédure est largement complexifiée, alors même que le télétravail rend l’accès aux fichiers particulièrement difficile.
En parallèle, les entreprises disposant d’un système de gestion des contrats basé sur l’IA sont en mesure d’intégrer ces conseils rapidement et à grande échelle. Celui-ci, si basé sur le cloud, permet également aux télétravailleurs d’exécuter leurs tâches sereinement à partir d’une source de vérité unique. L’IA est ainsi capable de parcourir d’importants volumes de contrats pour, par exemple, identifier le langage lié à des zones géographiques spécifiques ou les clauses à souligner, comme celles de force majeure.
D’autres questions surgiront certainement au fur et à mesure de l’évolution de la situation dans le monde et bien au-delà de la pandémie de COVID-19 dont les leçons apprises devront être précieusement conservées. Les entreprises devront donc se demander : quelles requêtes sont en train d’être exécutées sur les contrats ? Et quels changements aux accords ou aux processus de gestion des contrats pourraient être envisagés ?
