La crise sanitaire que nous traversons est un accélérateur du mouvement de dématérialisation enclenché ces dernières années. L’intensification des échanges électroniques et la démocratisation des CRM permettent de fluidifier les phases d’acquisition et de conversion de leads. Mais l’étape de la signature reste cruciale. Si la signature manuscrite est l’un des gestes les plus élémentaires et connus de tous pour officialiser un contrat ou un partenariat, la signature électronique et ses contours sont bien moins connus, elle est pourtant amenée à se généraliser.
Qu’appelle-t-on signature électronique ?
La signature électronique est comme son nom l’indique un procédé permettant de signer par voie électronique un document informatique. Lors d’une signature électronique, une signature visuelle est souvent apposée sur un document, mais la valeur légale de la signature électronique tient en fait à un procédé cryptographique encadré depuis 2014 par le règlement eIDAS. Selon l’autorité nationale de la sécurité des systèmes d’information, ce règlement a pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur européen.
Quelles différences entre une signature manuscrite et une signature électronique ?
Du point de vue utilisateur, la signature est toute aussi simple que la signature manuscrite, et surtout bien plus rapide et écologique que le fastidieux processus d’impression/signature/scan : pour prouver son identité, l’utilisateur souhaitant signer un document doit saisir un code reçu par téléphone, une application logicielle ou cliquer sur un lien personnalisé. Cette étape permet de l’authentifier comme étant le signataire légitime du document. La signature se résume alors au clic sur un bouton, qui se manifeste par l’apposition de la signature visuelle et cryptographique.
Dans les faits, la signature électronique est bien plus sûre que la signature manuscrite, car elle prévient les risques de contentieux relatifs au contenu du document : elle garantit à la fois l’identité du signataire et l’intégrité du document. Toute modification du document à postériori invaliderait la signature.
Un véritable allié pour la transformation numérique
Pourquoi évoquer la signature électronique sur ActuIA ? Car la résistance d’une chaîne se mesure à celle de son maillon le plus faible. La phase de signature constitue souvent un goulot d’étranglement en entreprise, car elle est difficilement automatisable avec une signature manuscrite. Le grand intérêt de la signature électronique est la possibilité de s’appuyer sur les APIs disponibles pour automatiser la signature de documents. L’API de YouSign, l’un des leaders européens du marché de la signature électronique, permet par exemple d’intégrer facilement la signature électronique à des ERP, CRM ou solutions de ventes en ligne, afin d’automatiser le workflow de signature de contrat.
Cette solution a attiré notre attention car elle propose notamment une librairie Python, langage phare de l’intelligence artificielle, sur github. L’API permet d’initier la création de procédures de signature et d’être notifié en temps réel d’événements tels que la signature de document par l’intermédiaire de webhooks. Il est donc possible d’automatiser le processus de signature en l’intégrant comme une étape algorithmique standard du parcours utilisateur.
Une pratique amenée à se généraliser
Selon une enquête OpinionWay menée pour Oodrive en février 2020, seule la moitié des entreprises de 500 salariés ou plus utilisaient alors la signature électronique. La pratique est en forte hausse depuis le début de la crise sanitaire et ne devrait pas fléchir à la sortie de la crise : avec des forfaits application à partir de 9€ HT/mois et des forfaits API à partir de 75€ HT/mois, étant donné l’économie de temps, le gain de sécurité et de fluidité du processus, il est réellement difficile de trouver des inconvénients à la signature électronique.
